Процедура лицензирования: возможен ли технологичный подход?

Н.В. ТОЛСТИК, руководитель Региональной службы по надзору и контролю в сфере образования Ростовской области, доктор экономических наук, профессор

Лицензирование образовательных учреждений является базовым среди полномочий Российской Федерации в сфере образования, переданных региональным органам исполнительной власти. Что это дает региону? Во-первых, от того, насколько качественно будут реализованы соответствующие лицензионные процедуры, в значительной степени зависит, составят ли они в дальнейшем основу прозрачной и эффективной образовательной системы региона в целом. Во-вторых, в рамках лицензирования формируется информационная база объектов контроля и надзора. В-третьих, лицензирование является важным начальным этапом единой системы оценки деятельности образовательных учреждений.

Региональная служба по надзору и контролю в сфере образования Ростовской области (Ростобрнадзор) уделяет первостепенное внимание организации соответствующих административных процедур. В частности, при разработке проекта административного регламента предоставления государственной услуги по лицензированию образовательных учреждений были определены следующие приоритеты.

1. Повышение качества предоставляемой государственной услуги.

По нашему мнению, создание на региональном уровне именно независимого органа исполнительной власти, осуществляющего разрешительные и контрольно-надзорные функции в сфере образования, наиболее соответствует этому приоритету.

2. Обеспечение прозрачности процесса предоставления государственной услуги.

Не секрет, что осуществление разрешительной функции всегда является коррупционноемкой сферой деятельности государственных органов. В этой связи общественный контроль, в том числе со стороны соискателей лицензий и лицензиатов, представляется наиболее действенным инструментом по предупреждению подобных злоупотреблений. Помимо этого, прозрачность работы службы составляет один из обязательных элементов, обеспечивающих управляемость организации.

3. Оптимизация использования трудовых ресурсов.

Как известно, для региональных органов, реализующих переданные полномочия Российской Федерации в области образования, характерна недостаточность кадрового обеспечения. Например, к компетенции Ростобрнадзора в части лицензирования отнесены 3859 образовательных учреждений разных типов, в среднем единовременно у каждого исполнителя в производстве находится более 120 дел. Такая нагрузка делает задачу рациональной организации работы всех подразделений службы крайне актуальной.

Решение поставленных задач осуществлялось в двух направлениях: с одной стороны – жесткая регламентация работы с четким выделением сферы ответственности каждого сотрудника, участвующего в лицензировании. С другой – разработка и внедрение программных продуктов, позволяющих оптимизировать документооборот, а также исключить ошибки в формируемых документах.

В Ростобрнадзоре административные процедуры в рамках лицензирования осуществляются сотрудниками отдела лицензирования и государственной аккредитации образовательных учреждений, распределение должностных обязанностей которых представлено на рисунке 1.

Такое распределение компетенций позволяет обеспечить оптимальную и равномерную в течение календарного года нагрузку на сотрудников отдела, четкую специализацию сотрудников по типам образовательных учреждений, взаимозаменяемость сотрудников в пределах родственного функционала.

Технологическое и информационное сопровождение лицензирования осуществляется сотрудниками сектора информационно-программного обеспечения. В частности, прием документов организован в службе по принципу «одного окна», что позволяет максимально сократить как продолжительность подачи документов для соискателей, так и непроизводительные трудозатраты профильных специалистов за счет устранения несанкционированного общения с соискателями (рисунок 2).

Уже на этой стадии устанавливается соответствие представленных документов существующим требованиям заверения. В Ростобрнадзоре применяются требования, аналогичные предъявляемым судами в отношении процессуальных документов. Такой подход позволяет в случае обжалования решения лицензирующего органа об отказе в выдаче лицензии подтвердить правомерность принятого решения. Одновременно осуществляется регистрация поступивших документов, подтверждаемая вручением представителю образовательного учреждения расписки в получении документов с указанием, в том числе, предельного срока направления соискателю результатов оценки полноты и правильности оформления представленных документов.

Отметим, что специалист, ответственный за прием документов, по завершении лицензирования также обеспечивает выдачу лицензий соискателям. В результате, у образовательного учреждения отпадает необходимость многочисленных согласований со специалистами службы, а взаимодействие с лицензирующим органом ограничивается, по сути, подачей документов установленной формы и получением лицензии.

В дальнейшем сотрудник отдела лицензирования и государственной аккредитации, назначенный ответственным за работу с документами конкретного учреждения, осуществляет проверку на полноту и правильность оформления представленного комплекта документов. По результатам проверки он принимает документы к рассмотрению по существу, или готовит и направляет соискателю уведомление с приложением перечня недостающих документов и документов, оформление которых не соответствует установленным требованиям, с учетом замечаний юриста. Таким образом, исключается возможность предъявления к соискателям «дополнительных» замечаний, повышая ответственность сотрудников службы за качество проведенной оценки представленных материалов, а также устраняя условия для возможных злоупотреблений. Следует отметить, что все документы, подготавливаемые в рамках лицензирования (от расписки в получении до оформления лицензии) формализованы на основе использования разработанных шаблонов в формате MS Word. Это позволяет свести к минимуму количество возможных технических ошибок, а также обеспечить единообразие формируемых документов.

Учет выполнения всех административных процедур в рамках лицензирования осуществляется автоматизированно в форме «электронного журнала» на базе MS Excel (рисунок 3), что дает возможность:

• обеспечить своевременность реализации административных процедур на основе непрерывного контроля со стороны начальника отдела;
• сотрудникам отдела самостоятельно планировать работу;
• в оперативном режиме формировать отчеты о результатах работы отдела.

Рисунок 3. Журнал оперативного учета движения лицензионных дел.

Сформированная информационная база размещена в свободном доступе на сайте службы и обновляется на ежедневной основе, благодаря чему соискатели имеют возможность получать информацию о состоянии лицензионного дела в режиме реального времени (рисунок 4). С одной стороны, это исключает необходимость многократных обращений со стороны соискателей, а с другой – является элементом общественного контроля над своевременностью реализации административных процедур.

Рисунок 4. Информация о состоянии лицензионных дел, размещаемая на сайте Ростобрнадзора.

На завершающей стадии информация об оформленной лицензии заносится в электронный реестр, разработанный на платформе «1С: Предприятие» v7.7. Разработка и внедрение этого программного продукта обусловлены не только возложенной на лицензирующий орган обязанностью ведения реестра выданных лицензий. В настоящее время он представляет собой информационную и технологическую основу работы всей службы. В части же лицензирования ведение электронного реестра позволяет, по меньшей мере, исключить дублирование регистрационных номеров выданных лицензий, выдачу новых лицензий соискателям, имеющим действующую или приостановленную по итогам проверки лицензию и т.д.

Описание организации в Ростобрнадзоре административных процедур в рамках лицензирования было бы неполным без упоминания системы внутреннего контроля, состоящей из трех компонентов. В их числе формирование на ежемесячной основе специальной комиссии, членами которой становятся компетентные незадействованные в осуществлении административных процедур в рамках лицензирования сотрудники службы. Комиссия проводит доскональную выборочную проверку лицензионных дел, завершенных в предыдущем месяце.

Все описанные организационные решения позволили добиться не только неукоснительного соблюдения установленных законодательством сроков процедур, но и сокращения средней продолжительности всей процедуры лицензирования (с 46 до 32 дней). А о прозрачности деятельности службы говорит и такая цифра: количество ежедневных посещений сайта службы за год увеличилось с 53 до 1000.

Тем не менее, в Ростобрнадзоре продолжается работа по совершенствованию организации процесса лицензирования образовательных учреждений. Так, учитывая отсутствие юридического сопровождения большинства образовательных учреждений, в рамках подготовки к предоставлению государственной услуги по лицензированию в электронном виде сотрудниками службы разработаны шаблоны соответствующих документов. В части технологического сопровождения осуществляется интегрирование разработанных программных решений в единую информационную систему электронного документооборота, что позволит полностью автоматизировать  процедуру – от формирования документов до актуализации реестра выданных лицензий.