Белгородский государственный институт искусств и культуры активно применяет бережливые технологии

В условиях тотальной оптимизации ресурсов – и человеческих, и материальных – концепция бережного отношения к трудозатратам перестает быть факультативной, переходя в разряд обязательных как неотъемлемый атрибут выживанияобразовательной организации.

КУРГАНСКИЙ Сергей Иванович – ректор Белгородского государственного института искусств и культуры, доктор педагогических наук, профессор.

 Снижение производственных затрат

Современная система высшего образования такова, что вузы вынуждены изыскивать средства всеми доступными способами. Помимо образовательных услуг, подобными средствами служит проектная деятельность в области научных, научно-творческих исследований. Результативность здесь напрямую зависит от эффективности взаимодействия задействованных структурных подразделений. В свою очередь, качество и эффективность функционирования структурных элементов системы подчинены правилам организации труда, регламентам, определяющим стандарт выполнения работ: таким как время исполнения процедур, их последовательность, обилие сопутствующего документооборота.

Повышение показателей результативности может быть достигнуто благодаря применению принципов бережливого производства. Их эффективность неоднократно доказана, если использование происходит с учетом специфики и особенностей, существующих в вузе.

Это общие принципы снижения производственных затрат, основные источники которых в образовательной организации – человеческие и временные. Производство знаний, подготовка будущего специалиста, его соответствие запросу рынка труда – нетривиальная задача для современного педагога. Сокращение затрат в данном случае подразумевает использование новых электронных средств обучения, мониторинг успеваемости, а также контроль и проверку усвоения полученных знаний. Внедрение систем электронного документооборота, использование электронной информационной образовательной среды – те инструменты, которые способны дать педагогу больше времени на повышение квалификации, саморазвитие и осуществление творческого подхода к занятиям за счет освобождения от выполнения рутинных операций, упрощения процесса взаимодействия с обучающимися.

 Семь источников потерь

Обозначим семь «смертных грехов», которые могут проявляться в работе учреждения, и некоторые варианты избавления от них.

1. Перепроизводство. Риск подготовки большего числа специалистов, чем это требуется рынку, приоритет на количество обучающихся и массовое образование в ущерб качеству подготовки и ориентированию на индивидуальные образовательные траектории обучения.
2. Ожидание. Неизбежная и трудно улучшаемая часть деятельности – ожидание новых стандартов, других нормативных документов, регламентирующих образовательную деятельность, ожидание согласований документов у руководства, чего можно избежать за счёт сокращения избыточного числа лиц-согласователей.
3. Чрезмерная обработка. Подготовка излишних, частично дублирующих друг друга отчетных документов: кафедральных, факультетских отчетов, отчетов по научной, издательской деятельности, отчетов по самообследованию, многочисленных мониторингов образовательных организаций. Решением может стать подготовка единой онлайновой формы отчетности, ликвидация дублирующих полей, требуемых к заполнению, реализация возможности выгрузки необходимых данных с последующим автоматизированным формированием отчетного документа.
4. Избыточные запасы. В образовательной организации – нерациональное использование аудиторных фондов, материально-технического обеспечения обучения, нерегламентированность процедур, осуществляемых административно-управленческим и вспомогательным персоналом и, как следствие, неравномерное распределение рабочей нагрузки. Выходом из такой ситуации может послужить разработка регламентов с указанием стандартов работ по имеющимся в организации процедурам с указанием времени, требуемого на выполнение каждой операции.
5. Лишние движения. Избавление от лишних движений на рабочем месте может быть реализовано путём внедрения системы цветового кодирования папок, каталогизации с целью упрощения процедуры навигации, отыскания нужного документа и, следовательно, своевременного выполнения профессиональных задач.
6. Потери от дефектов или переделки. Опечатки и механические ошибки, возникающие в процессе заполнения избыточной документации, которая ко всему прочему не имеет единых требований к оформлению. Выход – применение шаблонов, облегчающих заполнение документации, готовых форм, избавляющих от утомительного написания документа.
7. Транспортировка. «Походы» с отчетной документацией в бумажном виде по административным кабинетам с целью их заверения. Эта проблема также решается благодаря внедрению системы электронного документооборота и частично – с помощью пересмотра регламентирующей документации с целью уменьшения числа согласований.

 Непрерывное развитие

В мае 2018 года в Белгородском государственном институте искусств и культуры начата работа по реализации проекта «БГИИК – бережливый вуз». В конце ноября прош­лого года институт в числе 11 вузов России вошел в состав Ассоциации бережливых вузов. По итогу года было реализовано 5 проектов в рамках приемной кампании, деятельности учебно-производственных мастерских, документооборота (внедрение АИС «Мотив»), научно-исследовательской деятельности (АИС «Стимул»), деятельности пищеблока.

В настоящий момент в вузе реализуется 7 проектов второй волны.

В мае 2018 года в Белгородском государственном институте искусств и культуры начата работа по реализации проекта «БГИИК – бережливый вуз». В конце ноября прошлого года институт в числе 11 вузов России вошел в состав Ассоциации бережливых вузов. По итогу года было реализовано 5 проектов в рамках приемной кампании, деятельности учебно-производственных мастерских, документооборота (внедрение АИС «Мотив»), научно-исследовательской деятельности (АИС «Стимул»), деятельности пищеблока. В настоящий момент в вузе реализуется 7 проектов второй волны.

График выполнения и вся информация по проектам находятся в общем доступе в режиме онлайн. Все проекты выполняются с учетом обозначенных в статье принципов.

Работа по внедрению технологий бережливого производства в БГИИК началась относительно недавно, однако достигнутые успехи помогают смотреть в будущее с оптимизмом и надеждой на непрерывное развитие.