От цифровой юности к цифровой зрелости

ОПЕРАТИВНО перевести всю образовательную деятельность ПГУ в онлайн-режим позволил достаточный для реализации этой цели уровень цифровизации.

Более тринадцати лет в университете действует ЭИОС, соответственно, преподаватели и студенты имеют богатый практический опыт работы на данной платформе. Электронные курсы содержат не только элементы контроля успеваемости, но и большой объем учебной и научной литературы, ссылки на электронные библиотечные ресурсы вуза.

Существенно модернизирована система вебинаров, что позволяет проводить большое количество параллельных онлайн-занятий по расписанию. Отсутствовавшие по каким-то причинам на онлайн-встречах студенты могут просматривать эти занятия в записи.

Чтобы удовлетворить потребности преподавателей в проведении массовых онлайн-трансляций, созданы дополнительные рабочие места, оснащенные всей необходимой техникой.

Для консолидации усилий сотрудников университета, организации прозрачной системы рабочих процессов, а также постановки, выполнения и контроля рабочих поручений ещё в 2017 году приказом ректора Александра Павловича Горбунова введён в действие корпоративный портал ПГУ. Ресурс создан специально для организации электронного документооборота и обмена файлами, деловой коммуникации всех сотрудников. Здесь в режиме реального времени проводятся опросы, рассылаются приказы, распоряжения и важные сообщения.

При реализации образовательных программ в дистанционном формате остро стоит вопрос о проведении эффективной внеаудиторной и воспитательной работы, научно-исследовательской, инновационной и проектной деятельности. Однако даже в период действия ограничительных мероприятий на базе ПГУ было проведено свыше 200 воспитательных онлайн-мероприятий, более чем в 80 из которых участвовали сотрудники и преподаватели вуза. Кроме того, НПР университета были задействованы в более чем 300 научных конференциях, прошли защиты кандидатских и докторских диссертаций.

Работу всей информационной инфраструктуры вуза обеспечивает запущенное с 2020 года новое оборудование. Существенно улучшены линии связи в центре обработки данных вуза, доработаны и перестроены используемые информационные системы. Это позволило в течение 2020 года провести более 13 тыс. онлайн-занятий (а также осуществлять их учёт и контроль); в непрерывном режиме записывать большое количество онлайн-лекций и практик; запустить в эксплуатацию решение, позволяющее хранить не менее 30 тыс. часов записей занятий; дистанционно подключить сотрудников к закрытому сегменту локальной вычислительной сети для обеспечения доступа к программам 1С:ЗиК и 1С:БГУ; провести приёмную кампанию в дистанционном формате.

ВПЕРВЫЕ – в связи с особенностями приёмной кампании 2020 года – была использована система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) корпоративного портала университета, которая интегрировала все возможные средства коммуникации абитуриентов с приём­ной комиссией, а именно чаты, электронную почту, СМС-сообщения и телефонную связь. В информационной системе моментально отображались и фиксировались присланные абитуриентом документы и сообщения, все записи телефонных разговоров. В случае поступления информации от абитуриента (электронное письмо, телефонный звонок, в том числе пропущенный) операторы приемной комиссии могли оперативно реагировать, так как система автоматически формировала задания на обработку данных и следила за временем исполнения. Применение современного ПО и консолидация усилий позволили обработать рекордное для университета количество обращений в небольшой промежуток времени: более 20 тыс. электронных сообщений и писем, 1,5 тыс. СМС-сообщений и 43 тыс. телефонных звонков.

Для выполнения требований Минобрнауки РФ впервые вступительные испытания для всех форм и уровней очного обучения проводились в дистанционном формате с использованием идентификации личности посредством видео­связи. Для оповещения и технической поддержки поступающих использовались все доступные каналы связи, а в разделе «Абитуриенту» была доработана страница с анонсами, где отображался таймер, отсчитывающий время до начала проведения каждого вступительного испытания.

Поступающим предложили цифровые сервисы, позволяющие подавать документы в дистанционном формате, а именно:

• с помощью оператора приёмной комиссии (сотрудники комиссии самостоятельно готовили весь пакет документов, согласовывали и отправляли через CRM абитуриенту, абитуриенту оставалось только подписать бумаги и направить их скан-копии в университет);
• личный кабинет абитуриента (абитуриент самостоятельно регистрировался и заполнял необходимые сведения в личном кабинете, после проверки оператором самостоятельно распечатывал, подписывал и загружал документы в систему);
• посредством суперсервиса «Поступай в вуз онлайн» через Единый портал государственных услуг (ПГУ являлся одним из 54 вузов-участников пилотного тестирования проекта в 2020 году, в результате через сервис было принято более 500 заявлений).

Необходимо отметить и негативные стороны.
Во-первых, при отсутствии жёсткой системы контроля образовательного процесса в онлайн-формате некоторыми преподавателями и студентами не всегда соблюдались сроки и время проведения занятий, их формат (неоправданное сокращение контактной работы за счет увеличения количества заданий, тестов, материалов для самостоятельного изучения). Потребовалось разработать систему контроля над соблюдением учебных планов, графиков, расписания занятий. Деканы факультетов, их заместители по учебной работе, заведующие кафедрами имели техническую возможность подключиться к проводимым онлайн-занятиям.

Во-вторых, часть НПР и других сотрудников университета противятся преобразованиям привычных форм взаимодействия в учебном процессе, не желают и не способны быстро подстраиваться под меняющиеся условия труда и жизни в целом: имеется в виду переход от очных лекций к онлайн формату, замена бумажного документооборота электронным и другие процессы. В этой связи пришлось регулярно проводить консультации по организационным и техническим вопросам в формате онлайн-конференций с руководством институтов/высших школ, заведующими кафедрами, отдельными преподавателями и студентами.

Отметим также, что существенно возросла нагрузка на сотрудников, обеспечивающих цифровую трансформацию и техническое сопровождение проводимых мероприятий. Потребовалось в кратчайшие сроки провести закупку и пусконаладочные работы необходимого оборудования, что повлекло дополнительные финансовые расходы.

ПРОДОЛЖАЕТСЯ цифровая трансформация и в текущем году. Запланирована серьёзная модернизация различных сегментов локальной вычислительной сети, улучшение показателей пропускной способности внешних каналов связи. Предстоит расширить беспроводной сегмент локальной сети, подключить новый Wi-Fi контроллер, приобрести коммутационное и серверное оборудование для повышения производительности центра обработки данных университета.

Отдельно следует остановиться на цифровых сервисах. Запланированы комплексное обновление ПО ЭИОС вуза, обновление действующего ПО IP-телефонии, создание мобильного приложения для студентов, улучшение работы кластера вебинаров, подключение информационных систем университета к Современной цифровой образовательной среде в РФ.

ИЗМЕНЕНИЯ в мышлении научно-педагогического состава – вот главное условие успешной реализации и завершения цифровой трансформации вуза. В этой связи отрадно констатировать, что команда Пятигорского государственного университета в целом готова перейти от цифровой юности к цифровой зрелости.