Оценка процессов в системе управления учебным заведением

Ю.И. БИК, и.о. ректора Новосибирской государственной академии водного транспорта, доктор технических наук, профессор

В.А. СЕДЫХ, проректор по учебной работе, доктор технических наук, профессор

Ю.И. РИШКО, начальник управления качеством и связями с производством, кандидат технических наук, доцент

Внедрение систем менеджмента качества (СМК) в учебных заведениях сопряжено с множеством трудностей, обусловленных рядом причин. С большинством из них встречаются все организации различных форм и направлений: например, проблемы финансирования, нежелание осваивать новое, боязнь ответственности. Некоторые из них индивидуальны, в их число входят лидерские качества инициатора, особенности отношения руководства или устоявшегося менеджмента. Попытаемся осмыслить эти проблемы, выделить ключевые из них.

Важнейшим фактором успешного функционирования СМК вуза на первом этапе является выполнение минимальных требований стандарта ИСО 9001, поскольку стандарт выстроен так, чтобы не допустить явных ошибок при организации системы управления и исключить предоставление некачественных услуг. Основываясь на анализе семилетнего опыта функционирования СМК в Новосибирской государственной академии водного транспорта, изучая деятельность других учебных заведений, можно утверждать, что в вузах еще со времен 60-х годов прошлого столетия сложилась система, весьма удачно выполняющая большую часть требований данного стандарта. Вместе с тем учебные заведения являются весьма специфичными организациями с рядом вполне объективных особенностей.

• Наличие широкого перечня потребителей оказываемых услуг (абитуриенты, студенты, их родители, организации и предприятия, зачастую различных отраслей и т.д.).
• Зависимость от образовательных стандартов, законодательных и иных нормативных требований к вузам, имеющим государственную аккредитацию, сниженная мобильность по отношению к меняющимся требованиям потребителей.
• Разные подходы аудита органов по сертификации систем менеджмента и экспертизы качества образования Рособрнадзора.
• Сложная система проектирования образовательного процесса, обусловленная наличием различных форм обучения в вузе, огромным количеством нормативных требований, подзаконных и локальных актов, постоянно изменяющихся форм документов и т.п.
• Отсутствие конкретных устройств мониторинга качества, предоставляемых образовательных услуг, неясность понятия «несоответствующая продукция», низкая точность градации и, как следствие, необъективное «ранжирование».
• Отсутствие возможности непосредственной валидации проектирования учебного процесса и самой образовательной услуги.
• Различие между материально-техническим обеспечением учебного процесса вуза и процессом «закупок», в том числе и «сырья», в любой другой «производящей» организации.
• Территориальная удаленность производственной практики студентов отраслевых вузов и весьма ограниченные инструменты для осуществления необходимого контроля этого процесса.
• Сложность выполнения конкретных условий подготовки выпускников для производства, особенно по численности.
• Неопределенность степени влияния и самого статуса научно-исследовательской работы в образовательном процессе вуза, вызванная во многом как проблемами финансирования этого направления, так и отсутствием конкретных научных целей и задач в отраслях.
• Смешанность источников финансирования, а стало быть и приоритетов развития вуза в современных условиях.
• Барьеры традиций в управлении образовательными учреждениями – «интуитивный менеджмент».

Последняя из перечисленных особенностей представляется наиболее интересной, поскольку затрагивается один из базовых принципов управления любой организацией – принятие решений, основанное на фактах.

Из возможных факторов, вызывающих препятствие в выполнении указанного принципа в вузах, можно привести следующие:

• значительное время цикла образовательной услуги, большая инерционность результатов предпринятых действий;
• недостаточный опыт управления процессами в вузах – отсутствие эффективных и измеримых показателей, а также системы их оценки;
• многолетние традиции организации работы в вузах, основанные на госзаказе и соответствующем госфинансировании;
• слабая реализация инструментов анализа данных на советах всех уровней вуза, формальность отчетов и решений;
• недооценка данного принципа руководителями всех уровней.

Второй из перечисленных факторов, думается, в наибольшей степени поддается управлению. Кроме того, решение этой проблемы создает основу для систематического и наиболее полного сбора информации о работе учебного заведения.

Оптимальность процесса – достижение поставленных целей с наименьшими затратами времени и ресурсов. Очевидно, ключевым фактором в управлении процессами являются критерии их оценки, а также целевые показатели этих критериев. Некоторые процессы, определенные в нашем вузе, и их показатели указаны в таблице.

Для построения наглядной картины удобно использовать лепестковую диаграмму, на которой приводятся установленные критерии, действительные показатели, а также целевые показатели с учетом возможного развития процессов. Отметим, что лепестковая диаграмма сигнализирует лишь о наличии проблем в процессах. Поэтому по каждому процессу необходимо тщательное осмысление результатов, а также наиболее существенных факторов, влияющих на них.

В качестве одного из возможных инструментов анализа факторов, вызывающих проблему, можно использовать диаграмму Исикава [1]. На рисунке 1 приведен пример построения такой диаграммы для определения факторов, влияющих на результат процесса «Привлечение абитуриентов, реклама».

Рисунок 1. Возможные причины неэффективного процесса.

Рисунок 2. Выбор наиболее значимых факторов.

Анализ указанных факторов проводится путем сбора соответствующих данных (анкетирование абитуриентов и школьников, опрос профориентаторов и т.д.) и построения диаграммы Парето (рисунок 2), позволяющей выбрать приоритетные задачи [2,3,4]. Полученные результаты позволяют аргументировать выводы, точнее ориентироваться при постановке целей и распределении ресурсов, но, конечно, не обеспечивают полную формализацию такой сложной руководящей процедуры, как выбор приоритетных задач в вузе. Тем не менее предлагаемая методика закладывает основу для мотивированной системы управления качеством в вузе и выполнения одного из базовых принципов TQM – принятие решений, основанных на фактах.

Таким образом, можно сделать два важных вывода. Наличие системы оценки процессов и адекватный анализ закладывают основу для мотивированной системы управления в вузе, принятия решений, основанных на фактах. Стремление руководителей получать информацию о процессах – лучшая поддержка системы менеджмента качества.

ЛИТЕРАТУРА

1. Исикава К. Японские методы управления качеством / Сокр. пер. с англ. / Под. ред. А.В. Гличева. – М: Экономика, 1988. – 214 с.
2. Pareto, Vilfredo, Cours d’Economie Politique: Nouvelle еdition par G.-H. Bousquet et G. Busino, Librairie Droz, Geneva, 1964, pages 299-345.
3. LIVING THE 80/20 WAY (Work Less, Worry Less, Succeed More, Enjoy More) by Richard Koch. – London: «Nicolas Brealy Publishing», 2004.
4. Управление качеством продукции. Инструменты и методы менеджмента качества: учебное пособие / С.В. Пономарев, С.В. Мищенко и др. – М.: РИА «Стандарты и качество». – 2005. – 248 с, ил.